Cómo curar la “juntitis” en nuestros equipos

De pronto nos encontramos en un mar de reuniones, tal vez más que cuando todo el equipo estaba junto en la oficina.

Estás a media reunión preguntándote ¿Por qué me invitaron a esta reunión?, peor aún, al terminar, en la cabeza de todos ronda un: “Esto pudo haber sido un correo” :(

Este es el problema, imagina que tu lugar de trabajo fuera en la sala de reuniones, ¿A cuántas juntas no estaría tentado tu jefe o equipo a invitarte a estar presente?

Ahora las reuniones son en nuestras computadoras, y siempre (que trabajamos) estamos ahí, por eso es tentador pensar: “No le caería mal escuchar sobre esto”, “al cabo sólo es conectarse”. En la virtualidad, nos vemos tentados a querer que todos estén presentes, porque es fácil que estén.

Pues dejemos de tener reuniones y que todo sean informes, ¡No! la realidad es que sin las reuniones, las organizaciones estamos perdidas, son espacios de comunicación directa y eficaz, facilitan la colaboración, la creación de soluciones, incluso nos permiten fortalecer la cultura de nuestra organización. En general, no odiamos las juntas, odiamos la juntitis, cuando éstas son excesivas, inútiles, desenfocadas o que no nos llevan a donde queremos.

¿Qué podemos hacer para curarnos esta juntitis que tenemos en nuestros equipos?

Hagamos un diagnóstico y veamos qué tan avanzada va la infección. Pregúntate con cuántas de estas frases tú o tu equipo se sienten identificados.

• La reunión no inicia ni termina a la hora que se acordó.

• Es común que se alarguen por discusiones interminables.

• Los asistentes no conocen la agenda de la reunión con anticipación.

• No hay un objetivo claro o un indicador de que la reunión fue un éxito.

• Los temas de la reunión no son del interés de todos los que están ahí.

• La reunión es para tomar una decisión… que ya se tomó de antemano.

• La reunión no es moderada de forma activa, personas acaparan la palabra y otros nunca hablan.

• Terminan agendando otra reunión para concluir con los temas que no lograron abordar.

Ahora sí, como si se tratase de un modelo de 12 pasos, en lugar de señalarnos, reconozcamos abiertamente que tenemos un problema y que debemos solucionarlo.

Soy Mario y la verdad es que yo suelo caer en estos errores. En una ocasión, para nuestra reunión semanal, 5 minutos antes de iniciar la reunión me estaba preguntando de qué iba a tratar la reunión, ¡yo la iba a conducir!

Simplemente comentamos qué actividades hicimos en la semana y en qué necesitábamos ayuda. Jugamos y disfrutamos la reunión, nos pusimos al día, pero la sensación con la que me quedé es que no aproveché al equipo, peor aún, les hice perder el tiempo porque al día siguiente les contacté uno a uno para solicitar información que pude pedir en la reunión.

Como terapia para la rodilla.

La juntitis se parece más a una lesión de rodilla (no es que tenga experiencia en ello), que a un resfriado, es decir, no basta recetar un modelo para preparar juntas y en 3 días estarás listo. Se requiere de una “terapia” un poco más larga, de constancia y disposición, de vez en cuando habrá retrasos pero seguro verás cómo mejora la cosa.

Para comenzar el tratamiento revisemos de vuelta la lista y ahora definamos qué es lo que sí queremos.

• Se puntual, inicia y termina en los horarios acordados.

• Seamos concretos en nuestros puntos, si la discusión larga es necesaria, antes de entrar en ella, pregunta ¿Este es el mejor momento? ¿Quiénes deben estar en ella? No tengas miedo a posponer la junta o la discusión para otro momento.

• Comparte la agenda con tiempo suficiente para que el equipo se prepare.

• La reunión tiene un objetivo y todos lo conocen.

• En la reunión están sólo personas esenciales, para ellos el tema es de suma importancia.

• El moderador gestiona el uso de la palabra, marca tiempos y ritmo de la reunión, promueve que todos participen.

• Si la reunión no llega al objetivo, antes de agendar otra para todos, evalúa si una persona o un equipo pequeño puede usar el trabajo ya realizado para lograr el objetivo.

Por último te comparto 5 ideas más para curar la juntitis.

1. Identifica el tipo de reunión que necesitas.

Informar, recabar información, construir una solución o conexión del equipo son algunos ejemplos. Eso te puede orientar si en verdad hace falta una reunión, quiénes participan, la duración y hasta el tono de la reunión. Y por favor, ¡avísale a tu equipo!

2. Genera risas y diversión.

En RE nuestras juntas semanales comienzan con un pequeño juego (idea: puedes jugar lotería), dedicar un par de minutos a jugar puede mejorar tremendamente el ambiente de la reunión. Promueve el humor durante la reunión.

3. Reduce la cantidad de juntas.

Informa por correo o graba un vídeo, obtén la actualización semanal de tu equipo a través de un informe escrito o notas de voz. No invites “por si acaso”, mejor prepara un resumen para quienes no es necesario que estén toda la reunión.

4. Prepara tu reunión.

¿Tienes una junta de una hora con 8 asistentes?, dedica una hora para preparar esa reunión. ¡En serio! Puedes creer que estas desperdiciando 2 horas de tu tiempo, pero si no lo haces, desperdicias 8 horas, una por cada miembro del equipo.

5. Involucra al equipo.

Asigna responsabilidades, que alguien haga el resumen, que otro de la bienvenida, que alguien nos recuerde si nos desviamos del tema. Todos pueden aportar algo.

No dejemos que la juntitis mate nuestra productividad, nuestra pasión, que mate a nuestros equipos. Compártelo a quien más confianza le tengas.

Fuentes

Franco, Carlos (2004). Conducción de reuniones para la operación eficaz de los equipos de trabajo.

Gimenez-Arribas, Julian (1959). Reuniones de trabajo.

Bélanger, J. (1975). Reuniones de trabajo más eficaces